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Im Zuge der Pandemie haben zahlreiche Kongresshäuser und Hotels technisch so weit aufgerüstet, dass sie problemlos virtuelle und hybride Events durchführen können.

Wenn man versucht, der Corona-Pandemie in Bezug auf Veranstaltungen irgendetwas Positives abzugewinnen, dann vielleicht, dass die Krise eine enorme Entwicklung für die Digitalisierung von Events begünstigt hat. Ein Beispiel, das zwar weit weg ist, aber die Möglichkeiten versinnbildlicht, ist die Konferenz Convening Leaders von der Professional Convention Management Association (PCMA), die Anfang 2021 über mehrere Orte weltweit verteilt stattfand. Während die hybride Konferenz Live-Besucher unter strengen Sicherheits- und Hygienebedingungen im Caesars Forum in Las Vegas, im Hilton Anatole in Dallas oder Marina Bay Sands in Singapur zuließ, bildete den Kern der Veranstaltung ein aufwändiges TV-Streaming mit einer sogenannten Mixed-­Reality-Technologie, die im neuen Global Broadcast Centre von Marina Bay Sands möglich ist: Dabei verfolgen Delegierte im Hybrid Broadcast Studio 2 und die Zuschauer an den Rechnern eine Mischung aus Live-Übertragungen, die über das zweidimensionale Streaming weit hinaus geht: denn während einige Speaker­ live auf der Bühne im jeweiligen Veranstaltungsort stehen, werden andere über Bildschirme aus Übersee zugeschaltet und andere wiederum als 3-D-Hologramm auf die Bühne projiziert. ­Gemischte Realitäten eben. Ong Wee Min erklärt den Ansatz: „Das Hybrid Broadcast Studio bietet Live-Streaming in Broadcast-Qualität, Hologramm-Funktionen und eine dreidimensionale Bühne mit einer großen LED-Wand und einem Boden, der atemberaubende Visuals zeigen kann. Die Mixed-Reality hebt das immersive Erlebnis auf ein neues Level“, so der Vice President of Conventions & Exhibitions, MICE im Marina Bay Sands. „Wir haben Anwendungen in Virtual Reality, Augmented Reality, Extended Reality… die Möglichkeiten gehen weit über Streaming hinaus. Wenn ein Speaker im Studio in San Francisco live aufgenommen wird, beamen wir ihn hier ­sozusagen auf die Bühne. Als wir die Technologie entwickelt haben, hat mir jemand ein Bild geschickt, auf dem R2-D2 aus Star Wars Prinzessin Leja in den Raum projiziert. So in etwa kann man sich das vorstellen.“

Jetzt sind derartige Anschaffungen für die meisten Hotels und ­Locations so utopisch wie Star Wars selbst, aber im Zuge der Pandemie haben zahlreiche Kongresshäuser und Hotels technisch so weit aufgerüstet, dass sie problemlos virtuelle und hybride Events durchführen können. „Diese Investitionen sind nicht nur gedacht, um die derzeitige Krise zu überbrücken“, sagt Susanne Ranglack. „Wir planen langfristig und sind fest davon überzeugt, dass die virtuellen Veranstaltungsmöglichkeiten, die wir jetzt geschaffen haben, über die Pandemie hinaus einen USP für uns als Vermarktungsorganisation darstellen werden“, so Ranglack, die bei Mainzplus Citymarketing für Marketing und PR verantwortlich ist. Die angesprochenen Investitionen sind zum einen die Entwicklung der Streaming-Plattform Mainzplus Digital und zum anderen die Aufrüstung von Locations wie dem Frankfurter Hof oder der Rheingoldhalle zum Produktions- und Aufnahmestudio. Die Streaming-Plattform wurde gemeinsam mit der Agentur VRM Digital Communications aufgebaut. Von dort aus werden Produktionen und Beiträge sowohl live als auch on demand übertragen. Zuschauer und Nutzer können die Videos und Beiträge auf der Plattform aufrufen, die Tickets dafür sind mit einem individuellen Zugangscode für die Events versehen. Mainzplus Citymarketing kann in allen ihrer vier Veranstaltungshäuser (Rheingoldhalle, Kurfürstliches Schloss, Frankfurter Hof Mainz, KUZ – Kulturzentrum Mainz) verschiedene Standards für virtuelle oder hybride Events anbieten – ermöglicht durch mobile Studios ­sowie die Zusammenarbeit mit den Technikpartnern WRS Event-Engineering und Flo Service. „Auch Hotels wie das Hyatt Regency­ direkt am Rhein, das Atrium Hotel oder das Favorite Parkhotel ­haben inzwischen Studios installiert, damit sind wir in Mainz wirklich hervorragend aufgestellt“, erklärt Ranglack.

In Lübeck hat die Musik- und Kongresshalle (MUK) in ihrem kleinen Saal ein eigenes Live-Streaming-Studio eingerichtet. Dort finden bereits seit Dezember 2020 Betriebsversammlungen und Pressekonferenzen statt. In Kooperation mit SG Medientechnik ist so ein professioneller Rahmen für hybride und virtuelle Veranstaltungsformate entstanden. „Das Studio im kleinen Saal der MUK, mit seiner modernen und skandinavisch anmutenden ­Innenarchitektur, ist für unsere Kunden technisch perfekt aus­gestattet und bietet eine professionelle Infrastruktur“, sagt Sebastian Gartz, Geschäftsführer von SG-Medientechnik. Für hybride und virtuelle Veranstaltungen hält die Musik- und Kongresshalle Lübeck für einen begrenzten Zeitraum ein umfangreiches Raumangebot bereit und hat die bestehenden Tagungspauschalen um die entsprechenden Technikpakete ergänzt. Bei hybriden Veranstaltungen können nun etwa in der Musik- und Kongresshalle Lübeck 200 Personen in Präsenz an einem Kongress teilnehmen und 1.500 Teilnehmende digital zugeschaltet sein. „Die Teilnehmenden vor Ort und online auf der digitalen Plattform können gleichermaßen aktiv am Kongress­geschehen teilhaben“, freut sich Geschäftsführerin Ilona Jarabek über diese Möglichkeit. Auch das Crowne Plaza Düsseldorf-Neuss der GCH Hotel Group hat die eigenen „Crowne Plaza Studios“ entwickelt. In Kooperation mit dem Digital-Event-Spezialisten satis&fy entstand ein fest eingerichtetes, professionelles und hybridfähiges Streaming- und Recordingstudio. Zusätzlich stehen Räumlichkeiten für Catering, Maske, Backstage und Meetings sowie Tages- bzw. reguläre Hotelzimmer zur Verfügung. Die Crowne Plaza Studios ermöglichen mittels einer personalisierten Event-App eine Vernetzung der Teilnehmer vor Ort mit den Teilnehmern im Stream, um beispielsweise verschiedene Firmenstandorte miteinander zu verbinden, Fachtagungen zu realisieren und Produktpräsentationen durchzuführen. Dafür stehen drei Full-HD-Kamerazüge inklusive Video- und Tonregie, eine hochauflösende LED-Wand sowie Displays und variabel 3D-Designelemente, eine Studio- und Effektbeleuchtung sowie ein autarkes WLAN mit bis zu 500 Mbit/s bereit.

„DURCH DIE VERBINDUNG VON NACHHALTIGKEITSANSÄTZEN UND NEUER DIGITALER TECHNIK KÖNNEN GROßE SCHRITTE IN RICHTUNG DER UMSETZUNG DER NACHHALTIGKEITSZIELE DER VEREINTEN NATIONEN ERZIELT WERDEN.“
PROF. DR. MARKUS GROßE OPHOFF, FACHLICHER LEITER UND PROKURIST, DBU ZENTRUM FÜR UMWELTKOMMUNIKATION

Das Osnabrücker Zentrum für Umweltkommunikation (ZUK) von der Deutschen Bundesstiftung Umwelt hat die Zeit der Pandemie dafür genutzt, die seit 2018 geplante Modernisierung zu realisieren. Das ZUK ist ein Veranstaltungszentrum mit 199 Sitzplätzen in Reihenbestuhlung mit ergänzenden Ausstellungs- und Cateringflächen. „Durch die Verbindung von Nachhaltigkeitsansätzen und neuer digitaler Technik können große Schritte in Richtung der Umsetzung der Nachhaltigkeitsziele der Vereinten Nationen erzielt werden“, erklärt Prof. Dr. Markus Grosse Ophoff den grundsätzlichen Ansatz. „Bei der Erneuerung der Veranstaltungstechnik haben wir dies berücksichtigt“, sagt der Fachliche Leiter und Prokurist des DBU Zentrums für Umweltkommunikation­ und zählt die Ziele hinter dem Projekt auf: „Alle Komponenten sollen höchste Nachhaltigkeitsanforderungen erfüllen, die Technik sollte so konzipiert sein, dass sie für viele Jahre nachhaltig nutzbar ist, die Bedienung soll weitgehend durch die Nutzer selbst und ohne einen Veranstaltungstechniker möglich sein, die Schnittstellen für hybride und komplett virtuelle Events sollten fest integriert und einfach nutzbar sein und eine Videoaufzeichnung der Veranstaltungen sollte einfach ermöglicht werden.“ Außerdem sollten die Ausstellungsflächen in das Konzept integriert werden. Das auffälligste Element der neuen Veranstaltungstechnik ist eine hochauflösende (2496 x 1344 Pixeln) LED-Wand in der Größe 6,50 m x 3,50 m im großen Saal. Die energieeffiziente LED-Wand bietet aufgrund des schwarzen Hintergrunds einen deutlich erhöhten Kontrast, weswegen die zur Tageslichtnutzung transparente Decke nicht mehr abgedunkelt werden muss und auch kein künstliches Licht mehr benötigt wird. Jetzt kann nicht jede Location und nicht jedes Unternehmen zwangsläufig eine eigene Studio-Infrastruktur einrichten. Das ist aber auch gar nicht nötig, denn es gibt Möglichkeiten, extern Studios zu nutzen. So hat der Technik-Dienstleister Neumann&Müller zum Beispiel bereits 2006 das erste Studio für audiovisuelle Content-Produktion in München gegründet und in den folgenden Jahren weitere Inhouse-Studios in Dresden und Hamburg eröffnet. 2019 entstand schließlich der eigene Geschäftsbereich „Digital Media“. Stand zu Beginn das reine Motion-Design im Vordergrund, wurde das Portfolio kontinuierlich um interaktive Anwendungen erweitert. Heute ist diese Expertise wichtiger denn je, sowohl für virtuelle als auch für hybride Veranstaltungsformate.

WHITEPAPER

Learnings aus über 400 digitalen und hybriden Events

An digitalen und hybriden Events kommt aktuell keiner vorbei. Doch wie werden diese Eventformate eigentlich erfolgreich? Mit dieser Frage beschäftigen sich die Experten für Events und Live-Marketing von Vok Dams in ihrem Whitepaper „Erfolgsfaktoren hybrider und digitaler Events“. Im Rahmen der Studie wurden gewonnene Erfahrungen aus insgesamt 439 hybriden und digitalen Events, die sich in Zielgruppengröße, Zielsetzung und Format unterscheiden, in vier Fokusgruppen diskutiert und ausgewertet. Im Ergebnis hält die Studie fest: Ein erfolgreiches Konzept basiert immer auf einer klaren Definition der Ziele und stellt die Zielgruppen ins Zentrum. Damit – und mit insgesamt sechs Erfolgsfaktoren – entsteht ein unvergessliches, emotionales Event im hybriden und digitalen Raum.

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Das komplett eingerichtete 400 qm große „Digital-Live-Event“-Studio in München bietet im Portfolio des Unternehmens vermutlich die besten Bedingungen für ein virtuelles Event. Der projizierte Rednerhintergrund ist individuell gestaltbar, die Bühne kann mit Live-Augmented-Reality-Anwendungen (z.B. Texte, Zahlen, Grafiken, Diagramme, Gebäude – im Grunde lassen sich 2D- und 3D-Inhalte beliebig animieren) erweitert werden, externe Referenten lassen sich über eine Collaboration Platform einbinden, es gibt eine Zuspieltechnik für den digitalen Content und die angeschlossene Internetleitung schafft 200 Mbit. Alternativ können aber auch Partner-Locations kurzfristig in Studios umfunktioniert werden. Neumann&Müller kooperiert dabei mit ganz unterschied­lichen Venues. So etwa mit dem bauwerk.köln in der Nähe der Kölnmesse,­ wo ein autarkes Studio sowie sechs je 20 qm große Eventboxen bespielt werden können. Im Hoch5 in München können sogar mehrere Streaming-Studios eingerichtet werden – wie zum Beispiel bei der Veranstaltung Bits&Pretzels 2020. Mit drei voll ausgestatteten Studios und fertig gestalteten Streaming-Paketen bietet auch das ICS Internationales Congresscenter Stuttgart die notwendige Infrastruktur für virtuelle Events. Das ICS liegt am Ostende der Messe Stuttgart und somit direkt in ­Autobahn- und Flughafennähe. Die beiden 1.300 und 390 qm großen festinstallierten Studios im ICM – Internationales Congress Center München auf dem Gelände des Messe München komplettieren schließlich das Studio-Angebot des Technikdienstleisters. Auch vor Ort lassen sich aufwändige Streamings umsetzen. Wie zum Beispiel der Digital Gipfel 2020, den Neumann&Müller für das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie in Berlin umgesetzt hat. Ein Studio „to go“ sozusagen. Genau das ist auch der Ansatz von Ralph Mauel und seinem Studio to go. „Unsere Studios sind etwas abseits der Metropolen, daher haben wir ja auch eine kundenfreundliche mobile Lösung“, sagt Mauel, dessen stationäre Studios sich in Zülpich und Obergartzem befinden. Wer in seinem eigenen Unternehmen oder in der eigenen Location veranstalten möchte, zu dem kommt das Team mit der gesamten technischen Ausstattung in die Venue des Kunden, wo dieser dann mittels Green-Screen-Technik virtuell von überall sprechen kann, also vor jeder gewünschten Bild- oder Videoszene. Die Möglichkeiten reichen von einem einfachen Streaming bis hin zu komplexen Umsetzungen. „Das Ganze ist natürlich immer eine Frage des Preises für den Endkunden, aber unsere kleinste professionelle Einheit kostet gerademal 800 Euro für zwei Stunden Sendung“, so Mauel. Das ist dann schon wieder gar nicht so weit weg wie Singapur.

Christian Funk

Bilder: Prof. Dr. Markus Große Ophoff/DIHK; Yasin Rahim, Marina Bay Sands

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