Michael Regnath, Event-Marketer und Head of Sales bei storytile, über die Digitalisierung von Events, die eigens konzipierte Event-Plattform und die Notwendigkeit einer frühzeitigen Planung.

Christian Funk: Ihr habt eine eigene Plattform für virtuelle bzw. Hybrid Events entwickelt. Welche Features existieren? Michael Regnath: Unsere Plattform lässt sich komplett individuell gestalten. Bei uns ging die Lernkurve während der Pandemie steil nach oben. Wir haben täglich dazugelernt und versucht, unser Geschäftsmodell an die gegenwärtige Dynamik anzupassen. Um die Frage nach den möglichen Features zu beantworten, lassen sich folgende einbinden: Timeline, Eins-zu-Eins-Chats, Teilnehmerverzeichnis und Unterseiten wie Speaker-Übersicht, Teilnehmer-Map und Q&A-Bereich. Möglich sind Speeddating, Workshops, Arbeitsgruppen, die Integration von Tools wie Etherpad, Miro, Padlet oder Slido, Mentimeter, Schnittstellen für Ticketing-Systeme, unseren integrierten Live-Blog und die Content Hub Suite – das redaktionelle Herzstück.

Mehr nicht? Sehr witzig. Nein, das ist natürlich sehr umfangreich, aber wir entwickeln unsere Online-Event-Plattform peu à peu zur Event Suite für analoge, digitale, online oder hybride Events mit allem an einem Ort, was man als Eventveranstalter benötigt. Wichtig ist aus unserer Sicht eine maximale Flexibilität in der Hinsicht, dass es einerlei ist, in welcher Form das Event letztlich stattfinden wird.

Wie kann man sich die Arbeit als Planer auf dieser Plattform vorstellen? Einfacher als früher. Denn in der Vergangenheit nutzte man als Eventveranstalter viele verschiedene Systeme wie z. B. WordPress für die Landingpage, Social Media Suite, Teilnehmer­management-System, CRM-System für den Mail-Versand, Live-Blog-System für die Kommunikation und so weiter. Aber all diese Funktionen vereinen wir mit der storytile Event Suite. Inwiefern unterscheidet Ihr Euch von anderen Anbietern? Unser USP ist der Ansatz, die Lösung “customized” anzubieten. Angefangen von der Konzeption bieten wir ein komplett maßgeschneidertes Setup zugeschnitten auf das jeweilige Ziel und die Rahmenbedingungen der Veranstaltung, auf die Bedürfnisse der Community, das Eventformat und vor allem auf die Zielgruppe selbst, denn am Ende kommt es immer darauf an, wie digitalaffin die Teilnehmer sind.

Wenn man eine virtuelle Veranstaltung plant, wie sollte man am besten vorgehen? Das A und O ist es, seine Zielgruppe und die Bedürfnisse zu kennen. Am besten fragt man das im Vorfeld ab. Man muss frühzeitig planen, konkret vier bis sechs Monate vor dem Event. Das ist eminent wichtig. Dann müssen klare Entscheidungen getroffen werden. Zudem sind Generalproben wichtig. Das sind so die allergrößten Learnings beinahe aller Eventveranstalter aus 2020.

„AM ENDE KOMMT ES IMMER DARAUF AN, WIE DIGITALAFFIN DIE TEILNEHMER SIND.“
MICHAEL REGNATH, EVENT-MARKETER UND HEAD OF SALES, STORYTILE

Was ist das absolute Muss bei einer virtuellen Veranstaltung? Eine stabile, robuste und mit Back-ups in technischer und inhaltlicher Sicht ausgestattete Lösung in Bezug auf Plattform, Stream und Zuschaltungen. Was die Erwartung der Teilnehmer betrifft, sollte man von Beginn an ein Verständnis dafür schaffen, dass ein digitales Event eine Alternative, aber kein hundertprozentiger Ersatz für ein analoges Event ist. Und auf gestalterischer Ebene muss die User Experience an erster Stelle stehen. Und was sollte man auf jeden Fall vermeiden? Den Planungsaufwand zu unterschätzen. Der Planungsaufwand zwischen gelernten analogen und digitalen Events ist enorm. Speaker-Briefings für das Videomeeting-Tool, die Plattform, Ergebnissicherung über Tool X, Umfragen über Tool Y, Dramaturgie, inhaltliche Gestaltung im virtuellen Raum, Interaktion mit Moderation oder Workshop-Teilnehmern sind nur ein paar Beispiele, die den enormen Unterschied verdeutlichen. Was analog seit jeher selbstverständlich ist, steckt im Online-Event-Bereich oft noch in den Kinderschuhen. Was auch nicht gut ist, ist eine Agenda eins zu eins vom analogen ins digitale zu übertragen.

Wie kann ich es schaffen, dass auch mein Online-Event „lebendig“ wird? Lebendig wird ein Event durch optimal kombinierte Möglichkeiten und Features, wie z. B. Abstimmungen, ein Angebot auf dem Second-Screen, abwechslungsreiche und durchdachte Speed-Dating-Formate und crossmediale Aktionen wie die Zusendung eines Welcome-Pakets mit Goodies. Und eine spürbare Individualität. Ein gutes Beispiel ist dieses digitalisierte Business-Festival: Stiftung Bürgermut – Festival der Skalierung | Open Transfer Accelerator.

Was viele Veranstaltungsplaner als schwierig empfinden, ist der fehlende direkte Kontakt zu den Teilnehmern … Das ist ein Trugschluss. Denn, wie kann ich denn aktuell Teilnehmer direkter erreichen als mit einem gut konzipierten Online Event? Es ist die beste Alternative, denn es gibt faktisch keine andere. Die wichtigere Frage ist: „Biete ich meiner Community ­ein digitales Event-Angebot und Vernetzungsmöglichkeiten an? Oder mache ich eben gar nichts.“ Wenn ich meine Familie derzeit leider nicht sehen kann, dann mache ich ja auch einen pragmatischen und komplett zielführenden Video-Call und verschiebe meine neue digitale Kommunikationsweise nicht ins Jahr 2022. In der virtuellen Veranstaltungswelt gibt es Live-Zuschaltungen in den moderierten Live-Stream, moderierte Networkingräume mit Table Captains, interaktive Workshops, Matchmaking für Eins-zu-Eins-Chats oder die Integration von Networking-Tools. Man hat also direkten Kontakt, nur eben digital.

Christian Funk

ZUR PERSON

Michael Regnath ist Event-Marketer und Head of Sales bei Storytile. Das Unternehmen hat mit einer Live-Blog-Suite als Dienstleister für Live-Berichterstattung von Events begonnen und im Laufe der Pandemie sein Angebot immer mehr erweitert, um mit seinen Dienstleistungen – von der Event-Webseite über den Livestream sowie Beratung zum Ablauf des Events bis hin zu den multimedialen Inhalten – eine komplette Digitalisierung oder die hybride Durchführung eines Events zu ermöglichen.

www.storytile.net

Bilder: storytile

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