MIX AUS REALEN UND DIGITALEN BEGEGNUNGEN

Wie die Transformation die Veranstaltungswirtschaft smart macht

Grafik: iuriimotov – www.freepik.com

MIX AUS REALEN UND DIGITALEN BEGEGNUNGEN

Wie die Transformation die Veranstaltungswirtschaft smart macht

Die Transformation ist viel mehr als die Digitalisierung der Meeting-Industrie. Corona beschleunigte Prozesse, die vorher schon im Gange waren. Die Tagungsbranche stellt sich den heftigsten Veränderungsprozessen seit dem zweiten Weltkrieg. Bankett-Mitarbeiter werden zu IT-Concierges.

Was derzeit läuft, ist viel mehr als nur ein Wandel. Diese Krise berührt mehr als alle anderen Krisen nach dem zweiten Weltkrieg sämtliche Schichten unserer Existenz, sagt Zukunftsforscher Matthias Horx. Die Nach-Corona-Zeit verändert Politik, Wirtschaft, Institutionen, Kultur, Moral, aber auch das menschliche Selbstgefühl, unsere existentielle Identität. „Corona beschleunigt damit Prozesse, die vor der Krise bereits latent im Gange waren, aber nicht zum Durchbruch kamen.“ Mit anderen Worten: Corona ist ein ungeheurer Beschleuniger.

Wenn Wirtschaft, Politik und Gesellschaft gerade revolutionäre Änderungen durchmachen, dann greift das natürlich auch in der Tagungsbranche Raum. „Wir haben gerade den größten Wandel in der Veranstaltungsindustrie, den wir je hatten“, formuliert Bernd Fritzges, Vorstandschef des Verbands Deutscher Veranstaltungsorganisatoren (VDVO).

Die Menschen in unserer Branche haben eine steile Lernkurve hinter sich“, so Professor Stefan Luppold. Der Studiengangs­leiter BWL-, Messe-, Kongress- und Eventmanagement an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) in Ravensburg, sagt: „Wir lösen uns gerade von der Frage, ob wir ein Treffen online oder Vor-Ort oder hybrid organisieren. Was wir dringend brauchen, sind smarte Events.“ Als maßgeschneiderte Events und Meetings, die schlichtweg einfach zu dem passen, was der Veranstalter vermitteln will. Smarte Events entfalten also geradewegs ihre Wirkung optimal. Weil die Transformation im Gange ist, werden Meetings effizienter.

Seit der ersten Corona-Welle schicken sich die Menschen ­Einladungen zu Microsoft-Teams, Zoom, GoToMeeting oder Cisco Web Ex, statt nur zu telefonieren. So erfährt der Teilnehmer neben der Stimme einer solchen elektronischen Konferenz auch ­nonverbale Signale wie Gestik oder Reaktionen wie den ­Gesichtsausdruck. Weiterer großer Vorteil: Power-Point-­Präsentationen, Statistiken und Bilder können das gesagte unterstützen. „Doch Vorsicht“, mahnt der Professor, „das geht nur so lange gut, wie es sich um einen reinen Informationsaustausch dreht.“ Wenn der Einladende auch mit Emotionen motivieren will, dann funktio­niere das nur mit persönlichen Treffen. Die Transformation macht die Veranstaltungswirtschaft nach­haltiger. Viele Unternehmen diskutieren jetzt öfter, welche Meetings als Präsenzformate wirklich nötig sind. Wenn dadurch weniger gereist wird, dann wird auch weniger Kohlendioxid in die Atmosphäre gepustet. „Transformation entsteht durch Nachhaltigkeit und Transformation wird durch Nachhaltigkeit beflügelt“, sagt dazu Luppold. Nachhaltigkeit in der Veranstaltungswirtschaft hat zudem noch mehr positive Effekte. Sie führt zu ­Demokratisierung, weil mehr Menschen mit sehr geringen Kosten teilnehmen können. „Der Student, der sich die Haxen gebrochen hat oder die Teilnehmerin, die gerade ein Kind bekommen hat, ist durch die digitale Transformation trotzdem dabei“, formuliert der Professor. Weniger Papier ist an dieser Stelle nur ein weiteres Stichwort. So hilft Transformation also auch, zu sparen. Wie bei allem Sparen aber, kann das Gute auch zu viel sein. Persönliche Treffen müssen sein – bis zu einem bestimmten Maß. Wenn Planer ihre Transformationsprozesse gut im Griff haben, dann ist die Waage gut austariert zwischen persönlichen Treffen und Zoom-­Meetings. So für sein Unternehmen die richtige Dosis zu finden – das ist wahrhaftig smart.

WAS BEDEUTET TRANSFORMATION?

Transformation Manager werden auf dem Arbeitsmarkt gesucht wie Stecknageln im Heuhaufen. Sie sollen Unternehmen fit machen für die Digitalisierung. Doch eigentlich bedeutet Transformation noch mehr als nur technische Änderungen. Unter einer Transformation wird ein tiefer, viel grundlegender Wandel verstanden. Die Transformation ist eine sprunghafte Veränderungen in der politischen, wirtschaftlichen oder auch technologischen Entwicklung. Auslöser einer Transformation können neue technisch-wirtschaftliche Möglichkeiten als auch deutlich veränderte gesellschaftliche Bedürfnisse sein.

In der Veranstaltungswirtschaft bedeutet Transformation, dass Vor-Ort-Meetings mit Konferenzen in der Ferne verschmelzen. Das ist mehr als nur ein technischer Prozess. Damit eine Gruppe beispielsweise in einem Kongress-Hotel mit zugeschalteten Teilnehmern aus der ganzen Welt konferieren kann, braucht es mehr als Zoomoder Teams-Technik. Dazu sind ganz neue Formate und eine andere Arbeitsweisevonnöten. Wenn die besonders effektiv sind, dann ist die digitale Konferenz smart. Die Corona-Krise hat die Mitarbeiter in Unternehmen gezwungen, sich mit digitaler Technik zu beschäftigen. Das hat den Transformationsprozess beflügelt. Dieser ist aber noch lange nicht beendet. Denn jede Transformation ist ein längerfristiger, mehrere Jahrzehnte andauernder Lern- und Suchprozess. Wie dieser Prozess endet, ist heute stellenweise unklar. Wenn die Mitarbeiter aber offen für Transformationsprozesse sind, dann gelingt dieser grundlegende Wandel. Und er hebt die Qualität gemeinsamen Arbeitens auf ein neues, vorher unbekanntes Niveau.

Foto: BWH Hotel Group

Aber – wenn die teure Dienstreise nur deswegen organisiert wird, weil Reisen so schön ist, dann ist das schädlich. Genauso von übel aber ist es, den Spar-Kommissaren mit ihren roten Stiften das Feld zu überlassen. Wer Reisen und persönliche Treffen nur aus Kostengründen unterbindet, handelt fahrlässig. In jedem Fall sollten Planer wissen: Wer die Spielregeln der Transformation der Meeting-Branche gut verstanden hat, der sollte sich überlegen, Präsenz-Formate mit elektronischen Austauschformen zu mischen. Also findet das Kick-Off-Meeting in Präsenz statt und beim kleinen Abendessen hinterher kann sogar die Arbeitsbeziehung gefestigt werden. Dem können mehrere Sitzungen online folgen. Das ist smart. So sieht es Petra Hedorfer auch. Die Deutsche Zentrale für Tourismus (DZT) und mit ihr deren Vorstandsvorsitzende beschäftigt sich mit der Meeting Industry und ihrer Transformation: „Das Ökosystem Veranstaltungswirtschaft ist nicht nur stärker geprägt durch hybride Events und digitale Kommunikations-, Abstimmungs- und Wissens-Tools, sondern auch durch eine Verschiebung vom punktuellen Ereignis hin zur Eventschleife“, weiß Hedorfer. Durch diese Eventschleife zirkuliere der Nachrichtenwert von Veranstaltungen an 365 Tagen im Jahr. So könne eine Marke konstant sichtbar gemacht werden. Auch die Eventschleife also ist gelebte Transformation.

Studio für smarte Events: Im Atrium Hotel Mainz unterstützt professionelles Kamerapersonal, um einen Teil der Meeting-Teilnehmer im Hotel mit denen im Homeoffice zu verzahnen.

Was Transformation bedeutet, haben das German Convention Bureau (GCB) und das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) durch ihr Forschungsprojekt „Future Meeting Space“ unter die Lupe genommen. Resultat: „Die zunehmende Hybridität bei den Formaten setzt voraus, dass beide Welten – virtuell und analog – perfekt inszeniert, emotionalisiert und smart miteinander verbunden werden.“ Wer Veranstaltungen plant, sollte unbedingt die Sehnsucht der Menschen nach realen Orten berücksichtigen. Da kann die Welt noch so digital sein. Tagungsteilnehmer wollen einen Mix aus realen und digitalen Begegnungen. Persönliche, physische Interaktion zwischen Menschen ist und bleibt also wichtig. Die Transformation rüttelt also die alte analoge Tagungswelt kräftig durcheinander. Was dabei alle Teilnehmer und auch die Planer berücksichtigen müssen, erwähnt Matthias Schultze, Managing Director des GCB. „Authentizität bildet dabei das ­Fundament für emotionale und einzigartige Erlebnisse, um somit enge, langfristige Verbindungen zu den Teilnehmern zu etablieren – ob sie persönlich vor Ort oder virtuell vernetzt sind.“ Die Teilnehmer also müssen nachvollziehen und auch glauben können, was ihnen vorgesetzt wird.

Vom Grundschulkind über den Tagungsplaner bis zum Hochschul-Professor: Corona zwang die Menschheit, sich alleine mit digitalen Formaten zurecht zu finden. Deutschland wurde vorübergehend ein Land im Homeoffice. Die Event-Forscher bemerkten deswegen auch, wie die Pandemie die Transformation der Veranstaltungswirtschaft mit Riesensätzen voranbrachte.­ „Als wir im Sommer 2019 in die aktuelle Forschungsphase ­gestartet sind, war die Pandemie noch weit weg und Vor-Ort-Veranstaltungen die Regel“ formuliert Dr. Stefan Rief, Leiter des Forschungsbereichs Organisationsentwicklung und Arbeitsgestaltung am Fraunhofer Institut (IAO). Nur wenige Monate später erlebten die Forscher bei virtuellen und hybriden Formate einen Quantensprung. „Eine hoch spannende Phase auch für unsere Forschung.“ Unter der Überschrift „Das veränderte Ökosystem von Veranstaltungen“ beschäftigen sich die Forschungspartner fortan mit der Transformation durch die Post-Corona-Epoche. Der Schwerpunkt liegt auf den neuen Möglichkeiten, die durch das veränderte Ökosystem von Veranstaltungen entstehen. Ziel der Frauenhofer-Wissenschaftler ist es nun, die Herausforderungen der Transformation der Meeting-Branche zu analysieren und Nutzungsszenarien für reale, hybride und virtuelle Meetings in einem derart veränderten Ökosystem zu entwickeln.

„AUCH DAS IST TRANSFORMATION. ES BEDEUTET, OFFEN ZU SEIN, NEUE WEGE ZU GEHEN.“
ANKE CIMBAL, HEAD OF CORPORATE COMMUNICATIONS, BWH HOTEL GROUP

„Bei uns lässt sich die Transformation in der Meeting-Branche quasi live erleben“, wirbt Anke Cimbal, Head of Corporate Communications bei der BWH Hotel Group, zu der auch Best Western gehört. „Denn die Zeiten haben sich verändert – und wir müssen uns dem stellen.“ Oft schon sind beispielsweise 50 Mitarbeiter eines Unternehmens live zu Gast im Hotel und 15 Teilnehmer weit entfernt durch elektronische Medien angeschlossen. Deswegen haben die Bankett-Mitarbeiter im Hotel zusätzliche ­Aufgaben übernommen. Der IT-Dienstleister Weframe hat so genannte Boards zur Verfügung gestellt. Jedes der teilnehmenden Tagungshotels verfügt jetzt über die einem Fernseher ähnliche 86-Zoll-große Weframe Session Boards inklusive Speicher und Kamera als Cloud-basierte Plattform im Tagungsraum. Damit können Präsenzveranstaltungen datensicher zu virtuellen und hybriden Meetings werden – unabhängig von weiteren Stand­orten weltweit. Die Bankett-Mitarbeiter wurden geschult, „so dass die Tagungsteilnehmer die neue Technik spielend einsetzen können“, sagt Pressesprecherin Cimbal. Es gibt auch Best-Western-Hotels, die eigene, kleine Fernsehstudios haben, um Bewegt­bilder und Ton in besonders guter Qualität zu übertragen. Fakt sei heute, dass Bankett-Mitarbeiter Ideen nicht nur beim Thema Bestuhlung oder Kaffee-Pause einbringen. Sondern sich ebenso mit virtuellen Konferenz-Technik auskennen. So werden die Bankett-Mitarbeiter zu IT-Concierges. Cimbal: „Auch das ist Transformation. Es bedeutet, offen zu sein, neue Wege zu gehen.“

Thomas Grether

Titelbild: iuriimotov über freepik.com; Bilder: BWH Hotel Group

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