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NACHHALTIGES EVENTMANAGEMENT – NUR WIE?

Das neue Klimaschutzgesetz legt fest, dass die Treibhausgasemissionen bis 2030 um 55 % gegenüber 1990 zu mindern und konkrete Emissionsreduktionsziele festzulegen sind. Das gilt auch für die Veranstaltungswirtschaft, die spätestens jetzt gefragt ist, ein nachhaltiges Eventmanagement vorzulegen. Eine Anleitung von Jürgen May.

Das Bundesverfassungsgericht hat festgestellt: Menschen haben ein Grundrecht auf Zukunft. Denn nachhaltiges Handeln bewahrt die natürliche Umwelt, schont Ressourcen und schafft dauerhaft tragfähige Grundlagen für Erwerb und Wohlstand. Das neue Klimaschutzgesetz verpflichtet Unternehmen, ihre ­Treib­hausgasemissionen bis zum Jahr 2030 um 55 % gegenüber 1990 zu mindern und damit die Emissionsreduktionsziele konkret festzulegen. Dies gilt auch für die Veranstaltungswirtschaft als eine Branche, die bisher für einen großen Ressourcenverbrauch stand. Verstärkt durch die Pandemie verändern sich Märkte und Geschäftsmodelle – und das betrifft die ressourcenintensiven Events, Sport- und Messeaktivitäten der Unternehmen. Diese sehen Nachhaltigkeit inzwischen als Querschnittsaufgabe an, um ihre unternehmerische Nachhaltigkeitsstrategie auch bei der Planung und Umsetzung von Events zu etablieren. Dadurch sind Messe- und Eventdienstleister, Kongresscenter zunehmend mit den Anforderungen der Nachhaltigkeit durch Politik, Gesellschaft und Auftraggeber konfrontiert. Die Frage lautet nicht mehr: „Wie viele Aufträge bekomme ich durch Nachhaltigkeit mehr?“, sondern: „Wie lange bin ich noch im Wettbewerb?“

Was ist nachhaltiges Eventmanagement? Ein nachhaltiges Eventmanagement erfordert eine umweltgerechte und soziokulturelle sowie wirtschaftlich verträgliche Gestaltung von Veranstaltungen. Deshalb gilt es, im Rahmen einer Nachhaltigkeitsbetrachtung die Umweltbelastungen, soziale und finanzielle Auswirkungen entlang der gesamten Event-spezifischen Wertschöpfungskette zu analysieren und anschließend zu optimieren.

In den einzelnen Phasen der Organisation eines nachhaltigen Events sind unterschiedliche Aspekte zu beachten: 1. Konzeption: Die Konzeption ist die wichtigste Phase, denn hier entscheidet sich, ob das Thema Nachhaltigkeit konsequent bei der Planung und Umsetzung mitgedacht wird. Wie weit kann die Veranstaltung unter Nachhaltigkeitskriterien ablaufen? 2. Planung: Bei der Planung der Veranstaltung werden die Eckdaten bestimmt. Hier stellt sich die Frage: Welche Handlungsfelder können wir beeinflussen und welche Relevanz für Umwelt, Gesellschaft und Ökonomie haben sie bei unserer Veranstaltung? Wenn bei der Planung der Weg mit exakt definierten Kontrollpunkten angelegt wird, kann jederzeit überprüft werden, wie weit und schnell sich die Planung und Umsetzung in Richtung Ziel bewegt. 3. Durchführung: Die Durchführungsphase bezieht sich auf den Tag oder die Tage der Veranstaltung mit den praktischen Vorbereitungen. Für diese Zeit ist sicherzustellen, dass alle Maßnahmen wie geplant umgesetzt werden. Zudem ist es wichtig, die Reaktionen der Teilnehmenden zu beobachten und gegebenenfalls zu fragen, wie die nachhaltige Veranstaltung ankommt. 4. Nachbereitung: Nach der Veranstaltung werden alle getroffenen Maßnahmen evaluiert. Haben wir unsere Ziele erreicht? Welche Maßnahmen müssen wir bei der nächsten Veranstaltung im Sinne der Nachhaltigkeit optimieren?

Handlungsfelder Die Handlungsfelder reichen von der Location und der Mobilität über das Catering und den Verbrauch von Energie, Wasser, Papier bis zum Abfallmanagement. Ein nachhaltiger Event ist zudem barrierefrei und sorgt für soziale Gleichheit, indem er auf die Bedürfnisse der verschiedenen Anspruchsgruppen eingeht und eine inklusive Teilnahme für alle ermöglicht. Zum nachhaltigen Eventmanagement gehören weiter die umweltfreund­liche Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen sowie der ­sozialverträgliche Umgang mit Zulieferern. Die primären Handlungsfelder für nachhaltige Events sind: Mobilität, Veranstaltungsort, Unterbringung, Energie, Beschaffung, Catering, Abfallvermeidung/Abfallmanagement, Umgang mit Wasser, ­Inklusion/Barrierefreiheit und Kommunikation (intern/extern). Unser Ansatz bei 2bdifferent basiert auf dem von uns für die Veranstaltungswirtschaft entwickelten Sustainability Monitoring + Assessment System (SMAS). Es macht Events nachhaltig planbar und verbindet sie mit den Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens. Der Basis-Check bildet mit über 40 Handlungsfelder und 500 konkreten Optimierungsmaßnahmen das Herzstück ab. Folgende Handlungsfelder werden u.a. mit dem Basis-Check analysiert: Nachhaltigkeits- und Umweltkonzept des projektverantwortlichen Unternehmens, Mobilität, Nachhaltigkeitsmanagement des Veranstaltungsorts, Unterbringung, Veranstaltungstechnik, Mietmöbel, Druckerzeugnisse, nachhaltige Beschaffung, Catering, Abfallmanagement, Energie/Wasser, Inklusion/Barrierefreiheit/soziale Aspekte, CO2-Relevanz des virtuellen und hybriden Eventbereichs und CO2-Bilanzierung. In einem Feedback-Bericht werden anschließend sowohl Stärken als auch Verbesserungspotenziale für das Eventteam des veranstaltenden Unternehmens aufgezeigt. Mit der Sustainability Scorecard lassen sich anschließend über Leistungskennzahlen weitere Verbesserung des Events bestimmen.

Über unsere Event-spezifischen Nachhaltigkeits-Guidelines werden alle wesentlichen Methoden und Herangehensweisen für eine nachhaltige Optimierung der Planung und Durchführung abschließend zusammengefasst. Über ein Benchmark-System können Events verglichen und bezüglich ihrer jährlich verbesserten Klimafreundlichkeit und Nachhaltigkeitsperformance auf einer Skala eingestuft werden.

Das 2bdifferent Team ist zudem auf die Beratung und Umsetzung des Zertifizierungsprozess nach der Norm des internationalen Event Sustainability Management System Standard ISO 20121 ausgebildet. Für die ISO 20121 „Event Sustainability Management System – Requirements with guidance for use“ spielen dabei Art und Größe der Veranstaltung nur eine untergeordnete Rolle: Ob Sportwettkämpfe oder internationale Messen, Musikfestivals oder Konzerte, Konferenzen, Tagungen oder andere Formate – alle können sich nach der ISO 20121 zertifizieren lassen. Die Besonderheit der ISO 20121 ist, dass sie alle drei Säulen der Nachhaltigkeit umfasst: den Schutz der Umwelt, soziale Auswirkungen und ökonomische Komponenten. Der ganzheitliche Ansatz eines Nachhaltigkeitsmanagements nach der Norm ISO 20121 bietet viele Vorteile und Möglichkeiten: Nachhaltigkeitsziele werden aufgestellt und kommuniziert, Prozesse werden systematisiert, Ressourcen werden effizienter eingesetzt und damit Kosten gesenkt, eine systematische, anpassungsfähige Kommunikationsstruktur wird aufgebaut, kontinuierliches Weiterentwickeln und Optimieren im Rahmen des Managementsystems der Organisation wird gefördert, Nachhaltigkeitsbestrebungen werden objektiv erfasst, geprüft und verglichen.

WIE KOMPENSIERE ICH DEN CO2-FOOTPRINT? WIE GRÜN SIND ONLINE-EVENTS WIRKLICH?

Darum ging es beim Ideenfrühstück im Streaming Studio der AXICA mit Clemens Arnold der CSR-Agentur 2bdifferent. Vorab führte Moderator Bernhard Wolff ein Gespräch mit Dr. Eckart von Hirschhausen u. a. über sein neues Buch „Mensch, Erde! Wir könnten es so schön haben“.

Case der CSR-Beratungsagentur 2bdifferent: IAA Mobility 2021 goes green! Der Open Space bei der IAA 2021 bot allen Besuchern eine einmalige Mobility Experience in der Münchner Innenstadt. Der inhalt­liche Schwerpunkt der Aussteller lag auf Konzepten und Angeboten zu neuer und nachhaltiger Mobilität. Bei allen Fahrzeug- und Mobilitätspräsentationen war der Fokus auf emissionsfreien Lösungen. Ergänzend dazu wollte der Verband der Auto­mobilindustrie e.V. (VDA) mit den Themen Nachhaltigkeit und Ökologie im Bereich Ausstellung und Standbau eine neue Benchmark für die IAA 2021 schaffen. So wurde beispielsweise bei der Konzeption und Realisierung der Markenauftritte auf eine lange Lebensdauer und einen hohen Wiederverwertbarkeitsgrad sowie recycelbare und mehrmals einsetzbare Materialien geachtet. Der Markenauftritt jedes Ausstellers auf dem Open Space musste bilanziell CO2-neutral gestaltet sein. Vor diesem Hintergrund wurde 2bdifferent von drei Ausstellern der IAA 2021 mit der Nachhaltigkeitsberatung beauftragt. Denn wenn eine Vielzahl internationaler Gäste und Medien den Messeauftritt dieser Aussteller auf der IAA 2021 live und virtuell erleben, soll auch die Veranstaltungsproduktion Maßstäbe in Sachen Nachhaltigkeit setzen. Die nachvollziehbare Dokumentation der Prozesse und die Messbarkeit definierter Ziele sind dabei die Schlüssel zum Erfolg für ein nachhaltiges Eventmanagement.

Nachhaltiger Messebau Die Anforderung an 2bdifferent war, Design, Funktionalität und Nachhaltigkeit gleichermaßen bestmöglich zu erfüllen, denn die Grundlagen für eine ökologisch-nachhaltige Produktqualität werden bereits in der Planungs- und Designphase gelegt. Messe­bau nachhaltig zu gestalten, besteht im Einsatz von möglichst umweltfreundlichen und nachhaltig produzierten Materialien. Beispiele sind ein Verzicht auf schwer zu entsorgende Verbundmaterialien und die aktive Verwendung von Lacken, Farben und Druckverfahren, welche die Umwelt und Natur nicht belasten. Darüber hinaus ist es für klimafreundlich produzierte Messestände essenziell, die verwendeten Materialien so lange wie möglich wieder- bzw. weiterzuverwenden.

Der Supplier- und Service-Provider-Check Einer der größten Impacts auf die Nachhaltigkeit im Event­management die Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen. Zur Sicherung der Nachhaltigkeitsaspekte bei der Auftragsvergabe wurde mittels einer Grundlagenbefragung der Status quo der Nachhaltigkeit bei den Eventdienstleistern und Lieferanten ermittelt. Der Supplier- und Service-Provider-Check umfasst die Abfrage der nachhaltigen Anforderungen an den Eventdienstleister, unabhängig von Gewerken, Produktionen, Produkten und Dienstleistungen. Primär wurden bei der IAA 2021 die beteiligten Liefer- und Produktionsunternehmen aus den Bereichen Messebau, Technik, Medienproduktion, Catering dadurch verpflichtet, transparent über ihre Unternehmen bzgl. der ökologischen und sozialen Standards zu berichten. In einem Feedback-Bericht wurden sowohl Stärken als auch die Defizite in einer Green/Yellow/Red-Area aufgezeigt – letztendlich mit der Konsequenz, dass bei einer schlechten Nachhaltigkeitsperformance keine Auftragsvergabe erfolgte. Denn ein vegetarisches Speisenangebot allein macht das Catering nicht nachhaltig, wenn die Lieferkette nicht transparent genug ist.

Nachhaltige Ausschreibungsstruktur Ziel war es hierbei, die frühzeitige Integration der Nachhaltigkeitsaspekte bereits in der Ausschreibungsphase sicherzustellen. Die nachhaltige Ausschreibungsstruktur gewährleistet die Einhaltung von sozialen und ökologischen Anforderungen über die gesamte Lieferantenkette. Dazu erfolgt seitens 2bdifferent die Entwicklung von Ausschreibungskapiteln und Leistungspositionstexten primär für die Gewerke Messebau, Technik, Medienproduktion und Catering.

Auszug der Ausschreibungsvorgaben fürs Messe- und Sideevent Catering eines Ausstellers:

  • Crewcatering: 100 % vegetarisch (regional/saisonal)
  • Lounge: 50 % vegetarisch/50 % vegan (regional/saisonal)
  • Get-together/Sideevent: 50 % vegetarisch/50 % vegan (regional/saisonal)
  • Kaffeespezialitäten und Tee: Fairtrade
  • Softgetränkeauswahl: ausschließlich regionale (lokale) Produzenten
  • Weinauswahl: regional und wenn möglich vegan
  • Vermeidung von Verpackungsabfällen, keine Einzelportionsverpackungen (kleine Portionseinheiten für Milch, Zucker, Kekse etc.).
  • Keine Plastikstrohhalme/Rührstäbchen aus Plastik
  • Einsatz von PET-Flaschen vermeiden
  • Einsatz abbaubarer, umweltfreundlicher Reinigungs- und Geschirrspülmittel

Beim Event kommt es darauf an, verantwortungsvolles Handeln für die Teilnehmer:innen erlebbar zu machen und sie in den Nachhaltigkeitsprozess der Veranstaltung einzubinden. Damit werden die Teilnehmer:innen dazu animiert, selber einem nachhaltigeren Lebensstil nachzugehen. Die Kommunikation über Angebote zur klimafreundlichen Optimierung der An- und Abreise kann die Teilnehmenden motivieren, solche Möglichkeiten zu nutzen. Die Beschreibung des nachhaltigen Caterings als „Arena der Sinne“ kann dessen Attraktivität erhöhen und persönliche Gewohn­heiten verändern – denn mit einem guten Gewissen schmeckt’s einfach doppelt so gut!

Jürgen May

ZUR PERSON

Jürgen May ist Geschäftsführer der CSR-Beratungsagentur 2bdifferent. Auf Grundlage seiner Qualifikation im Umweltmanagement gemäß ISO 14001 und EMAS sowie als ausgebildeter Auditor für nachhaltiges Eventmanagement nach ISO 20121 berät May Unternehmen, Verbände, Organisationen, Veranstalter und Agenturen zur Entwicklung nachhaltiger und klimafreundlicher Eventstrategien. Ein weiteres Aufgabenfeld umfasst die Analyse, Bewertung und Optimierung von Messen, Kongressen, Tagungen, Roadshows, Corporate- und Sport-Events nach ökologischen, sozialen und ökonomischen Kriterien.

www.2bdifferent.de

Titelbild: rawpixel.com; Bilder/Grafiken: 2bdifferent

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