Foto: IMAGO / Future Image

Waren virtuelle Events, virtuelles Networking, hybride Veranstaltungsplanung, Eventplattformen oder Künstliche Intelligenz (KI) bis vor Corona lediglich Zukunftsthemen für Veranstaltungsplaner, sind sie nun Realität. Und beiben wichtig, selbst, wenn wieder Präsenzveranstaltungen möglich sind.

Die Veranstaltungswelt steht vor außergewöhnlichen Herausforderungen: Seit dem Frühjahr 2020 lässt sich kaum eine Präsenzveranstaltung planen. Laut der Studie „Meeting- und Event-Barometer“, die das German Convention Bureau (GCB) jährlich gemeinsam mit dem Europäischen Verband der Veranstaltungs-Centren (EVVC) veröffentlicht, verzeichnet die Anzahl an Präsenzveranstaltungen 2020 einen Rückgang um 70 % gegenüber 2019, die Teilnehmerzahlen sanken um 86 %. Im Zeitraum der weiterhin andauernden Pandemie hat sich der Veranstaltungsmarkt in Deutschland strukturell verändert: nicht nur quantitativ, auch die Form ist eine vollkommen andere. Weil hohe Inzidenzwerte, Veranstaltungsverbote, Zulassungseinschränkungen, neue Mutanten, Genehmigungsverfahren, Hygienekonzepte und eine permanente Ungewissheit von Veranstaltungsplanern maximale Flexibilität in alle Richtungen und fast schon hellseherische Fähigkeiten erfordern, sind seither in der Regel virtuelle oder zumindest hybride Veranstaltungen die gängige Alternative. Insgesamt wurde ein beträchtlicher Teil der für 2020 geplanten Präsenzveranstaltungen aufgrund der Pandemie umgeplant und virtuell durchgeführt. Zählt man zu den 0,8 Mio. Präsenzveranstaltungen die Veranstaltungsformen der hybriden und virtuellen Veranstaltungen dazu, dann wurden 2020 in Deutschland ca. 2,3 Mio. Veranstaltungen mit ungefähr 234 Mio. Teilnehmern durchgeführt. Mit dieser schnellen Reaktion stellt die Veranstaltungsbranche eine enorme Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an die neuen Umstände unter Beweis. „Die Veranstaltungszentren, Tagungshotels und Eventlocations stellen sich auch unter den erschwerten Bedingungen gut auf. Mit den entsprechenden Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen sowie der nötigen Technologie und Infrastruktur, um auch hybride und virtuelle Formate durchführen zu können, stehen die Veranstaltungszentren für ­einen sicheren Re-Start der Präsenzveranstaltungen im 'New Now' ­parat“, so Ilona Jarabek, Präsidentin des EVVC, bei der Präsentation des Meeting- und Event-Barometers. „Die Studienergebnisse zeigen deutlich, wie schnell sich die Veranstalter auf die Herausforderungen durch das Coronavirus einstellen konnten und sich mit virtuellen und hybriden Veranstaltungen neu aufgestellt haben“, fügt GCB-Managing Director Matthias Schultze hinzu.

Christopher Lloyd alias Doc Brown bei der Opening Night Live der Gamescom 2020, die über zwei Millionen Zuschauer*innen verfolgten.

Doch die Ansprüche an die virtuellen oder zumindest hybriden Alternativen steigen rasant und Veranstalter müssen innovativ sein und mitunter Pioniergeist beweisen, um diesen zu genügen. Waren rein virtuelle Events, virtuelles Networking, (konsequent) hybride Veranstaltungsplanung, das Bespielen einer Eventplattform oder Künstliche Intelligenz (KI) bis vor Corona lediglich Trends oder Zukunftsthemen für die Planer, sind diese Themen jetzt Realität und sollten Veranstaltungen wieder verstärkt auch Präsenz zulassen, gilt für die Planer das Motto: Zurück in die Zukunft. Nur ist das mit Innovationen so eine Sache. Woran orientiert man sich? Bei dieser Frage lohnt ein Blick über den Tellerrand und Beispielen, wie andere Branchen mit Herausforderungen umgehen. Zum Beispiel die Gaming-Branche. Dass diese Branche in der Lage ist, sich an verändernde Bedingungen anzupassen und dynamisch zu reagieren, weiß Journalist Jochen Gebauer vom erfolgreichen Spiele-Podcast The Pod. „Am deutlichsten wird das anhand der Digitalisierung der Branche“, erläutert er. „Die Spieleindustrie hat innerhalb von etwa zehn Jahren ihr gesamtes Business eigenständig von Retail auf Digital umgestellt. Mit eigenständig meine ich, dass das Business bei den Playern der Branche-Industrie geblieben ist. Inzwischen haben alle großen Hersteller wie Nintendo, Sony, Microsoft, Electronic Arts, Ubisoft usw. ihre eigenen digitalen Vertriebskanäle, häufig mit einer Spiele-Abo-Flatrate à la Netflix. Den Markt teilen sich hier sehr viele Anbieter, die nativ aus der Industrie kommen und eben nicht von Disruptoren wie Spotify oder Netflix.“

„DIE SPIELEINDUSTRIE HAT INNERHALB VON ETWA ZEHN JAHREN IHR GESAMTES BUSINESS EIGENSTÄNDIG VON RETAIL AUF DIGITAL UMGESTELLT.“
JOCHEN GEBAUER, CO-FOUNDER, THE POD

Um das einmal anhand von Zahlen zu verdeutlichen: Nahm der traditionelle „Box-Vertrieb“ (also physische Datenträger) bei Videospielen 2011 noch rund 80 % des Marktanteils ein, verringerte sich dieser bis zum Jahr 2017 auf nur noch 46 %, während der digitale Spiele-Markt von Downloadable Content in den letzten acht Jahren um satte 321 % wuchs. „Die Spiele-Hersteller taten das, obwohl sie ein über Jahrzehnte gewachsenes physisches Vertriebsnetzwerk mit entsprechenden Mitarbeitern, Depen­dancen, Kanälen usw. hatten. Aber hier war offenbar auch einfach der Mut, alte Zöpfe abzuschneiden, größer“, so Gebauer. Zusammengefasst lässt sich behaupten, dass Spiele-Hersteller die Chancen der Digitalisierung im Gegensatz zu anderen Zweigen des Entertainment-Bereichs, wie etwa die Musik- oder Filmindustrie, rechtzeitig erkannt, die richtigen Schlüsse gezogen, mutige Entscheidungen getroffen und ihr Geschäftsmodell an sich verändernde Bedingungen angepasst und somit erfolgreich geändert haben. „Denn wenn man es als Industrie nicht selbst tut, dann tut’s ein anderer, der einem anschließend Preise und Geschäftsmodell diktiert. Siehe Spotify. Siehe Amazon. Siehe Netflix“, gibt Gebauer zu bedenken.

PLATTFOMEN FÜR VIRTUELLE EVENTS

Wer komplexere Veranstaltungen online (oder hybrid) organisieren möchte, für den kann die Zusammenstellung verschiedener Tools und die Zusammenarbeit mit mehreren Dienstleistern schnell im digitalen Debakel enden. Hierfür könnten Komplettlösungen für virtuelle Veranstaltungen und deren Organisation eine Alternative sein.

Freilich ist die Situation für die Player der Veranstaltungsbranche bedingt durch die Pandemie und anhaltender Planungsunsicherheit eine andere, dennoch lässt sich noch mehr von der Spiele- in die Veranstaltungswelt übertragen – Gamification ist das ­Stichwort. Gerade für virtuelle Veranstaltungen. So hat etwa 2021 die Agentur Vok Dams für die Pharmariesen von Merck und Pfizer eine digitale Außendiensttagung mit spielerischen Elementen entwickelt mit einer virtuellen Reise durch das Merck- und Pfizer-Universum. Die Reise durch das wörtlich genommene „Universum“ und der Inhalt eines vorab versendeten Kits mit Outfits und Workshop-Elementen an alle Teilnehmenden wurden zu verbindenden Elementen während der Veranstaltung. Auf einzelnen Planeten galt es für die Teilnehmer, inhaltsbasierte Aufgaben zu lösen, wodurch ein Weiterreisen und das erfolgreiche Beenden der übergreifenden Mission erst ermöglicht wurden. Ein Highlight bildete ein eigens für diese Veranstaltung entwickeltes Exit Game, bei dem die einzelnen Teams ihr Wissen unter Beweis stellen konnten. Exit, bzw. Escape Games sind für Andreas Driza einer der spannendsten Trends für Online-Veranstaltungen. „Das Homeoffice wird zur virtuellen Erlebniswelt, die Kollegen sind in ihrer Online-Kommunikation gefordert und die Phantasie der Game-Entwickler scheint grenzenlos zu sein in diesem neuen Marktsegment“, so der Geschäftsführer der Agenturen Montée Germany und Austria. Die Welt der Online-Escape-Games, eine Übersicht über Angebote, benötigte Technik, Preiseinschätzungen und aktuelle Trends beschreibt er in seinem „Voices“-Gastbeitrag.

Foto: Eventmobi

Und auch von Veranstaltungen der Spiele-Branche lässt sich lernen. Als 2020 wegen der Pandemie viele Veranstaltungen abgesagt oder verschoben werden mussten, setzte die Premiere der rein digitalen Gamescom in vielerlei Hinsicht Maßstäbe. Allein über zwei Millionen Zuschauerinnen und Zuschauer verfolgten gleichzeitig die Eröffnungsshow, die damit das meistgeschaute­ Digital-Event der Messewirtschaft weltweit war. Insgesamt schalteten sich bei verschiedenen Shows der Gamescom rund zehn Millionen Unique User live zu. Zu sehen gab es beispielsweise E-Sport-Turniere oder Entwickler-Talks auf dem zentralen Content-Hub Gamescom Now, auf dem auch das Programm des Gamescom Congress zu finden war. Gamescom Now verfolgte einen Multi-Plattform-Ansatz, von dem aus die unterschiedlichen Inhalte auffindbar und zugänglich waren. Plattformen? Da war doch was. Waren Plattformen für Events vor Covid-19 noch eher Zukunftsszenario, sind sie nun ein elementares Thema für Veranstaltungen. Finden doch seit Frühjahr 2020 Meetings und Konferenzen aus dem analogen in den virtuellen Raum verlagert in der Regel auf Plattformen statt. Doch der Begriff Plattform wird inflationär verwendet. Es gibt Kommunika­tionsplattformen, Kollaborationsplattformen und Plattformen zur Veranstaltungsplanung und -organisation. Kommuniziert wird via Videokonferenz oder auf Plattformen wie Teams oder Slack, an Projekten wird über Trello oder Jira gearbeitet, Ideen werden über Miro und Mural gesammelt, und Veranstaltungen werden über Cvent oder Eventmobi geplant. Da kann man schon mal die Übersicht verlieren.

„DER ANTEIL AN HYBRIDEN EVENTS WIRD KÜNFTIG STARK STEIGEN UND DIE ANFORDERUNGEN AN LOCATIONS UND DEN RAUM MASSIV VERÄNDERN.“
MATTHIAS SCHULTZE, MANAGING DIRECTOR, GERMAN CONVENTION BUREAU

„Der Begriff ,Plattform‘ bezeichnet eigentlich ein digitales Geschäftsmodell, das Angebot und Nachfrage verknüpft und die Marktakteure im Rahmen der Plattform frei agieren lässt – wie beispielsweise Uber und Airbnb. Allerdings wird der Begriff heute häufig auch zu Marketingzwecken genutzt und erfuhr so eine unfreiwillige Erweiterung der Bedeutung“, erklärt Lisa Jeller, Head of Events & Sponsorship beim Event-Technologie-Anbieter Eventmobi. „Grob gesagt bezeichnet eine Plattform eine einheitliche digitale Benutzeroberfläche, die versucht, einen komplexen Prozess abzubilden. Eine Abgrenzung ist nahezu unmöglich, da sich Funktionsweisen und Einsatzgebiete teilweise überschneiden. Alles will Plattform sein, denn ein möglichst hoher Leistungsumfang deckt möglichst viele der Kundenbedürfnisse ab und verhindert, dass unterschiedliche Tools ,zusammengestückelt‘ werden müssen.“ Neben den „üblich verdächtigen“ Tools, die bei virtuellen oder hybriden Events eingesetzt werden, werden inzwischen auch Elemente genutzt, die noch nicht ganz „new normal“ sind. So machte die Veranstaltungsplattform Swapcard mithilfe künst­licher Intelligenz virtuelles Networking auf der digitalen South by Southwest (SXSW) im März 2021 möglich. Swapcard legte dabei besonderen Wert auf Matchmaking-Funktionen, die es ermög­lichen sollen, Geschäftsbeziehungen zu knüpfen. Dafür wurde der virtuelle Raum interaktiv gestaltet. So standen den Teilnehmern neben Livestreams mit Musikern, Künstlern und bekannten Persönlichkeiten, Frage- und Antwort-Sequenzen, Chatfunktionen und individuelle Videoanrufe zur Verfügung. Und über den Zeitraum des tatsächlichen Events hinaus konnten die Besucher auf der Onlineplattform SXSW Edu in Kontakt treten, sich mit Rednern austauschen, Informationen zur Veranstaltung erhalten und mehr über den angewandten Algorithmus erfahren, der aufgrund von ähnlicher oder komplementärer Profile die richtigen Personen zueinander führt.

Unabdingbar für virtuelle oder hybride Events ist inzwischen ein hochwertiges Setting für Livestreams oder Aufzeichnungen. Während der Pandemie haben unzählige Locations, Kongresshäuser und Hotels technisch aufgerüstet und zum Teil Studios eingerichtet. Worauf es dabei zu achten gilt, wissen die Technik-Dienstleister Neumann&Müller, die bereits 2006 das erste Studio für audiovisuelle Content-Produktion in München gegründet und in den folgenden Jahren weitere Inhouse-Studios in Dresden und Hamburg eröffnet hat. Seit 2019 existiert der eigene Geschäftsbereich „Digital Media“. Das komplett eingerichtete 400 qm große „Digital-Live-Event“-Studio von Neumann&Müller in München bietet im Portfolio des Unternehmens vermutlich die besten Bedingungen für ein virtuelles Event. Der projizierte Rednerhintergrund ist individuell gestaltbar, die Bühne kann mit Live-Augmented-Reality-Anwendungen (z. B. Texte, Zahlen, Grafiken, Diagramme, Gebäude – im Grunde lassen sich 2D- und 3D-Inhalte beliebig animieren) erweitert werden, externe Referenten lassen sich über eine Collaboration Platform einbinden, es gibt eine Zuspieltechnik für den digitalen Content und die angeschlossene Internetleitung schafft 200 Mbit. Alternativ können aber auch Partner-Locations kurzfristig in Studios umfunktioniert werden. So etwa im bauwerk.köln in der Nähe der Kölnmesse, wo ein autarkes Studio sowie sechs je 20 qm große Eventboxen bespielt werden können. Im Hoch5, in München können sogar mehrere Streaming-Studios eingerichtet werden – wie zum Beispiel bei der Veranstaltung Bits&Pretzels 2020. Das Unternehmen bietet aber auch Workshops an, bei ­denen technische Grundlagen digitaler Eventformate erklärt werden und wo man alles zum Thema Studios und Content Production erfahren kann.

MEETING- & EVENTBAROMETER 2020/2021

Die Deutsche Zentrale für Tourismus (DZT), der EVVC (Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren) und das German Convention Bureau (GCB ) präsentieren jährlich die Ergebnisse des „Meeting- & EventBarometers“. Die zentralen Kennzahlen zum Markt von Tagungen, Kongressen und Events in Deutschland im Jahr 2020 bestätigen, wie sich die Veranstaltungswelt durch die Corona-Pandemie wandelt. Demnach befindet sich die Veranstaltungsbranche aktuell in einer Übergangsphase hin zu einer neuen Normalität. Bereits 2021 ist unter veränderten Bedingungen mit einer Erholung des Marktes zu rechnen, der sich jedoch strukturell verändert. Auf den Seiten des German Convention Bureau lassen sich die Ergebnisse des Meeting- & EventBarometers herunterladen.

www.gcb.de

Dass dieses Wissen immer wichtiger wird, liegt für Matthias Schultze vom German Convention Bureau (GCB) auf der Hand: „Der Anteil an hybriden Events wird künftig stark steigen und die Anforderungen an Locations und den Raum massiv verändern", sagt er. Welche Herausforderungen auf Veranstaltungen und deren Planer in der unmittelbaren Zukunft liegen, untersucht das GCB gemeinsam mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation im neuen Forschungsthema 2021 des Future Meeting Space: „Das veränderte Ökosystem von Veranstaltungen“. Neben nachhaltigen Aspekten und der smarten Verknüpfung von physischen und virtuellen Orten spielt etwa auch das räumliche und soziale Umfeld von Business Events eine wesentliche Rolle – von der Renaissance des ländlichen Raumes über das veränderte Mobilitätsverhalten der Menschen bis hin zur Neuentwicklung von Innenstädten. Da Veranstaltungen eine hohe Relevanz für Wirtschafts-Unternehmen besitzen, üben auch neue – unter anderem durch Corona bedingte – Arbeitsmodelle­ einen wichtigen Einfluss aus. Zum Beispiel die Zunahme von mobilem Arbeiten oder neue Co-Working-Modelle. „Fakt ist: Das Ökosystem von Veranstaltungen wird sich verändern. Entscheidend für den Erfolg in diesem System ist dabei die vorbehaltlose Auseinandersetzung mit den Bedürfnissen von Kunden und Teilnehmern“, sagt Dr. Stefan Rief, Institutsdirektor und Leiter des Forschungsbereiches Organisationsentwicklung und Arbeitsgestaltung am Fraunhofer IAO. Fakt ist auch, dass mittelfristig wieder mehr Präsenzveranstaltungen stattfinden können. Mit der wachsenden Erholung der Märkte, unter anderem bedingt durch den stetigen Fortschritt der Impfkampagne und der Implementierung eines digitalen Impfpasses, lässt sich eine vorsichtig optimistische Prognose für die Tagungs- und Kongressdestination Deutschland aufzeigen. Die Befragungen des Meeting- & EventBarometers bestätigen: Präsenzveranstaltungen werden bis 2022 mit einem wachsenden Anteil hybrider Formate stark zurückkommen. Es geht zurück in die Zukunft. Wie diese dann aussieht, liegt an den Veranstaltungsplanern. Es scheint nicht zu schaden, sich mit Themen wie Gamification, Plattformen, KI und Streaming zu beschäftigen. Wie gesagt, die Veranstaltungswelt steht vor außergewöhnlichen Herausforderungen.

Christian Funk

Titelbild: IMAGO / Future Image; Icon: Muhammad_Usman über www.flaticon.com Bilder: Gamescon; The Pod; Eventmobi; GCB, Michael Pasternack; Neumann&Müller

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